Prestataire de gestion de contenu : Un métier de spécialiste

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Être prestataire de gestion de contenu, c’est se voir confier une grosse responsabilité, celle d’un pan vital de l’activité de l’entreprise cliente. Il s’agit d’un métier exigeant, qui nécessite une organisation dédiée et des compétences bien précises.

Gestion de contenu: Une organisation et des outils adaptés

Lorsque l’on propose des prestations de gestion de contenu, il est indispensable de mettre en place un dispositif clair et adapté à cette activité. C’est une véritable organisation qui doit être élaborée et dans laquelle les tâches et les rôles de chacun des intervenants sont à préciser.
Le déroulement des opérations et les personnes et équipes qui en sont chargées sont à déterminer de manière à ce que la prestation fournie à l’entreprise cliente soit conforme à ses attentes, aussi bien quantitativement que qualitativement.
L’organisation qualité fait, en effet, partie des priorités dans la gestion de contenu. En structurant l’intégration des processus et les points d’audit à réaliser à différents stades de l’avancement des projets, l’on réduit le risque d’erreur et de non-conformité aux exigences du commanditaire. Cela permet, s’il y a une défaillance, de l’identifier plus rapidement et d’apporter les correctifs qui s’imposent afin d’en éviter les régressions.
Pour être faite de manière efficace et sans accroc, l’intégration du processus externalisé par le client nécessite à la fois une connaissance poussée du domaine traité et des moyens permettant d’en assurer la gestion.L’un de ces outils majeurs est l’ERP (Logiciel de gestion d’entreprise), qui, lorsqu’il est bien conçu et adapté, offre de nombreuses possibilités et facilite les opérations. Il permet notamment de rendre compte de la qualité de la prestation à travers des éléments concrets, chiffrés, qu’il est possible de comparer à des valeurs de référence ; c’est la gestion par les indicateurs.

 

Le flux d’informations, centre névralgique de la gestion de contenu

L’information est au centre de toute organisation. C’est encore plus vrai dans les métiers liés à la gestion de contenu, où la qualité de sa transmission est déterminante quant à la performance du prestataire, mais aussi la qualité de la relation de celui-ci avec l’entreprise cliente.
Les informations doivent circuler de manière fluide et sécurisée aussi bien entre les intervenants au sein même de l’entreprise prestataire qu’entre cette dernière et son client.
La maîtrise des flux d’informations interne et externe implique un travail sur différents axes : la gestion de la quantité d’informations, des niveaux d’urgence et des priorités dans le traitement de ces informations, leur automatisation (par des workflows), leur interprétation et leur classification.

 

Assurer le suivi et les échanges avec le client

Il est essentiel de mettre en œuvre une procédure de suivi permettant, au prestataire, de vérifier en temps réel le bon déroulement des opérations et, à l’entreprise cliente, de connaître l’état d’avancement et la qualité du service fourni.
Dans ce cadre, un rapport périodique destiné au client est produit par le prestataire, rendant compte de la qualité, de la productivité ou encore des actions correctives effectuées. C’est un moyen fiable pour l’entreprise commanditaire de savoir si la collaboration se poursuit dans la bonne direction.

 

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