Méthodologie d’externalisation

En externalisant un de vos processus (rédaction, administration backoffice, saisie…) chez Waoo, nous devons nous considérer comme faisant partie de votre entreprise.
Comprendre exactement votre besoin et intégrer vos processus sont les deux facteurs capitaux de la réussite de cette externalisation.
Un cahier des charges clair et une approche système basée sur une gestion par la qualité sont nos outils pour réussir cette mission.

externalisation

Le prototypage

La phase de prototypage est une phase clé dans la réussite du projet d’outsourcing. En effet durant cette phase les difficultés liées à l’intégration du processus jaillissent et des allers-retours entre vous et nous seront nécessaires afin de corriger le produit (service) ou réviser le cahier des charges.

Prototypage

Mise en place du processus

Une fois la première phase achevée avec succès, nous sommes capables de rédiger les instructions de travail et la liste de contrôle qualité qui seront intégrées au cahier des charges.

processus

Configuration de notre ERP

Nous procédons aussi à la configuration de notre ERP en fonction du processus établi:
Adaptation des champs de saisie des opérations réalisées
– Réalisation des workflows afin de manager le système qualité (tâche audit, ticket pour réclamation et demande spécifique, indicateurs et alarme…)

workflow

Calcul des indicateurs de performances

Grâce à notre ERP chaque opérateur dispose des outils nécessaires afin de s’acquitter de sa mission:
Tableau de bord des performances
– Liste des tâches et actions à mener (action correctives et préventives suite aux audits et réclamations)
– Liste des actions spécifiques à accomplir (demande de traitement spécifique, urgence…)

indicateurs-de-performances
devis

Satisfait à 100% ou remboursé

Démarrage de la production

A ce stade du projet nous disposons de tous les atouts afin de réaliser une bonne formation des opérateurs et passer à la production
Le démarrage de la production se fait sous un suivi rapproché de l’équipe d’audit et du chef de projet. Votre intervention dans le but de valider les premières prestations est vivement recommandée afin d’être sûr de la robustesse du processus globale.

Arrivée à ce niveau, nous aurons doté la production de votre activité externalisée de tous les moyens de réussite et de maîtrise.

Début-de-la-production

Nos outils BI (business intelligence) nous permettent d’éditer nos indicateurs de management et de vous envoyer des rapports sur notre prestation concernant votre activité externalisée. Principalement :
– La productivité
– La qualité
– Action corrective et préventive

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